המדריך המלא למעבר משרד רגוע ומסודר עבורכם
רובינו יודעים שתקופות הקיץ והחגים היא תקופת המעברים הגדולה של משרדים. לכן, הכנו עבורכם את המדריך להעברת המשרד שלכם בצורה הטובה ביותר!!
טיפ מס' 1: קביעת מועד מעבר משוער-
לקראת המעבר של המשרד שלכם עליכם לקבוע מועד משוער בו תרצו לעבור ולכן כדאי להערך אליו מראש- מבחינת עובדים, ספקים, ציוד וכו'.
לקביעת מועד המעבר עליכם לחשוב על יום משוער, שעה משוערת למעבר, על שעת סיום יום העבודה של עובדי החברה (במידה והם יעבדו באותו יום), במידה ובמשרד שלכם יש מערכות טכנולוגיות אז חשוב לקבוע גם שעה בה נכבה את כל המערכות.
טיפ מס' 2: פגישה עם חברת ההובלה-
לפני שאתם סוגרים עם חברת ההובלה בקשו מהם לשלוח נציג מטעם החברה אשר יפגש עם מנהל המעבר מטעם החברה שלכם על מנת לעשות תיאום ציפיות.
בקשו ממנו לבוא לראות את הציוד שעובר, אם המשרד החדש שלכם לא יהיה באותו אזור מומלץ להראות את המרחק בין המשרדים כי אלו דברים מאוד חשובים ביום המעבר כי לפעמים כתובת לא מספיקה.
בנוסף חשוב לתאם עם חברת ההובלה על מה הם אחראים- חברת ההובלה יכולה לספק לכם קרטונים, קופסאות איחסון קשיחות וכו' אשר יעזרו לכם בעת המעבר.
הכי חשוב לציין בפגישה את כמות הציוד שעובר באופן מסודר על מנת שחברת ההובלה תערך עם ציוד מותאם למשרד שלכם, לדוגמה: עגלות מיוחדות לסידור כל המארזים עם הציוד האישי, קופסאות מיוחדות לציוד מהחשוב, ציוד עזר להעברת הריהוט כמו עגלות קרש וכו'.
טיפ מס' 3: דברים שכדאי לסגור לקראת המעבר-
- במידה ובחברה שלכם יש המון ציוד מחשוב ותקשורת- עמדות מחשבים של העובדים, חדר שרתים בו מאוחסנים כל השרתים של החברה שלכם, מומלץ למעבר לקחת חברת מחשוב חיצונית אשר תחום העברת משרדים הוא המומחיות שלה.
חברת המחשוב תהיה אחראית על מיפוי כל הציוד שנמצא במשרד הנוכחי ופירוק הציוד ביום המעבר ולאחר מכן בעת ההרכבה בעזרת המיפוי שהם עשו חברת המחשוב תרכיב את כל הציוד על פי הרשימות במקומות המיועדים לכך. - בעת בחירת הריהוט למשרד החדש חשוב מאוד לשים לב לשולחנות שאתם בוחרים.
על מנת שהמשרד החדש שלכם יראה הכי יפה ומעוצב מומלץ לקנות שולחנות אשר יש בהם תעלת חיוט, תעלה זו תפקידה לרכז את כל החוטים של המחשב בצורה מסודרת שבמידה ומסתכלים מתחת לשולחן לא יראו את החוטים. - חשוב מאוד לדאוג שביום המעבר שזהו יום מאוד ארוך ועמוס עובדי החברה שלכם יהיו קשובים לבקשות שלכם לגבי שהותם במשרד כאשר חברות ההובלה והמחשוב נמצאות. ככל שיש יותר אנשים כך יהיה יותר בלאגן.
- על מנת שהמעבר ילך בצורה חלקה- קבעו מנהל אחד שהוא יהיה אחראי על המעבר, שכל המסמכים החשובים יהיו אצלו, טלפונים של בעלי המקצוע, קביעת פגישה עם חברת ההובלה- תהיה באחריותו.
המנהל יכול להיות גם אחד עובדי החברה לא חייב מישהו מיוחד.